(目的)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、本組合の文書事務の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の意義)

第2条　この規程における用語の意義は、次のとおりとする。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(文書の区分)

第4条　文書の区分は、次のとおりとする。

(公文例)

第5条　文書の公文例は、別に定める。

(総務課長の職務等)

第6条　総務課長は、本組合における文書事務を統括するとともに、各課の長に対し、文書事務について必要な措置を求めることができる。

(文書主任)

第7条　各課に文書主任を置く。

(総務課備付帳簿)

第8条　文書取扱いのため、総務課に次の帳簿を置く。

(各課備付帳簿)

第9条　文書取扱いのため、各課に次の帳簿を置く。

(文書の配付区分)

第10条　本組合に到達した外来文書は、総務課において受領する。ただし、郵便料の未払い又は不足の文書については、公務に属するものに限り料金を支払い、これを受領することができる。

(文書受領の特例)

第11条　次に掲げる文書は、前条の規定にかかわらず所管課が直接受領することができる。

(数課関連文書の配付)

第12条　2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配付するものとする。その関係の度合を定めがたいとき、又は異例に属するものは、総務課長がその配付先を定めるものとする。

(至急文書の取扱い)

第13条　総務課長は、特に消防長の至急閲覧を必要と認める文書は、所管課に配布する前に、消防長の閲覧に供しなければならない。

(時間外文書の取扱い)

第14条　職員の勤務時間外及び休日における文書(電子メール又はファクシミリ(以下「電子メール等」という。)による文書を除く。)の受領その他の処理は、別に定めるところにより当直員が取り扱うものとする。

(文書の転送又は返付)

第14条の2　文書主任は、その所管に属さない文書を受領したときは、次により処理するものとする。

(文書の作成等)

第14条の3　法令等の定めにより紙媒体での作成若しくは保存が義務付けられている場合又は電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合を除き、電子媒体により作成し、又は取得することを基本とする。

(適切かつ効率的な文書作成)

第14条の4　文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書主任が確認するものとする。作成に関し、次長等上位の職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。

(電子文書への媒体変換)

第14条の5　各課の長は、紙媒体の文書(以下「紙媒体文書」という。)を電子文書に変換(以下「媒体変換」という。)し、当該変換後の電子文書を正本として管理しようとするときは、媒体変換の意思決定を行うものとする。

(収受処理)

第15条　文書主任は、配付を受けた文書には受付印を押し、文書整理簿に登載した後、担当者に配付しなければならない。

(要供覧収受文書)

第16条　収受した文書は、上司の閲覧に供しなければならない。

(他の課に関係のある収受文書)

第17条　収受文書が2以上の課に関係あるときは、電子メール等の利用又はその他の方法によりこれを関係課に通知しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第18条　文書には、課ごとに文書記号及び文書番号をつけなければならない。

(事務の処理)

第19条　事務を処理するには、文書をもって処理しなければならない。ただし、急を要するものは、口頭又は電話で処理し、重要な事項についてはその要領を摘記し、本章の規定に準じて処理するものとする。

(起案)

第20条　文書の起案は、起案用紙(様式第6号)を用い、次の各号によりこれを作成しなければならない。ただし、軽易なもの又は閲覧にとどまるものは、当該文書の余白に必要事項を記入し起案することができる。

(回議、合議及び決裁)

第21条　起案文書は、その内容に応じて、順次係員及び上司の回議並びに関係職員による合議を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。

(議案等の決裁)

第21条の2　組合の議決、同意又はこれに報告を要する文書は、起案用紙所定の欄に「議案」と朱書し、総務課の審査を経た後に、管理者の決裁をうけなければならない。

(起案文書の変更)

第22条　起案文書の内容を変更し、又は廃案するときは、合議先の課に再度合議しなければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第23条　上司の決裁を経た文書は、起案者において決裁年月日を記入し、次に掲げる文書は、次の各号により処理しなければならない。

(用紙の節約)

第24条　施行を要する文書等の印刷(複写を含む。)は、常に必要最小限となるよう努めなければならない。

(文書の発信者名)

第25条　文書の発信者名は、管理者その他職務権限を有する者の職氏名をもって発信しなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書は、当該各号に定めるところによることができる。

(公印)

第26条　公印は、次に掲げる施行文書(電子メール等による文書を除く。)に限り押印するものとする。

(対外文書の発送)

第27条　対外文書の発送は、所管課で行うものとする。ただし、電子メール等による文書の発送は、その利用について相手先との合意がある場合に限り行うことができる。

(郵送文書の発送)

第28条　郵便を要する文書は、総務課に送付しなければならない。ただし、直接郵便物発送事務を取り扱う課においては、当該課において取り扱うものとする。

(対内文書の発送)

第29条　対内文書は、所管課にて配付するものとする。

(文書の完結)

第30条　施行を終わった起案文書には、起案者において施行年月日をその所定欄に記録しなければならない。

(保存上の注意)

第31条　文書は常に整理し、重要なものは、非常災害時に際して支障がないようあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。

(完結文書の整理)

第32条　完結文書は、所管課において次の各号によって編さんし、所定の位置に整理保管しなければならない。

(文書の保存区分)

第33条　完結文書の種別及び保存期間は、次の各号に掲げる完結文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間とする。

(保存期間の延長)

第34条　所管課は、次の各号に掲げる文書について保存期間を延長する場合は、当該文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該文書を保存しなければならない。

(保管及び引継ぎ)

第35条　編さんされた文書は、所管課で1年間保管し、常用する文書、秘密を要する文書その他所管課で保管することが適当と認める文書を除き、保管期間を経過した文書は、総務課長に引継ぎをしなければならない。

(文書のマイクロフィルム化等)

第36条　総務課長が所管課長と協議のうえ特に必要と認める文書(以下「原文書」という。)については、マイクロフィルムに撮影又は電子媒体に記録し、原文書と同様に取り扱うことができる。

(廃棄処分)

第37条　保存期間が終了した文書は、消防長の決裁を経て次により処分しなければならない。ただし、1年保存文書に属するものは消防長の決裁を省略することができる。

(歴史的文書の選別、保存及び利用)

第38条　総務課長は、前条の規定により廃棄の対象となった簿冊に含まれる文書のうち、歴史的又は文化的資料として価値を有するものと認められるものについては、当該簿冊を所管していた、又は現に所管している課長と協議の上、歴史的文書として選別し、別に保存するものとする。

(補則)

第39条　この規程に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、別に定める。