○鳥栖・三養基地区消防事務組合保有個人情報の取り扱いに関する管理規程
令和6年3月12日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条第1項に基づき、鳥栖・三養基地区消防事務組合が保有する保有個人情報の安全管理のために必要な措置について定めるものとする。
(用語)
第2条 この規程で使用する用語は、法及び個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)で使用する用語の例による。
(総括保護管理者)
第3条 鳥栖・三養基地区消防事務組合における保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たるため、総括保護管理者を置くこととし、消防長をもって充てる。
(情報システム管理者)
第4条 情報システムで管理、取り扱う保有個人情報を適切に管理するため情報システム管理者を置くこととし、情報指令課長をもって充てる。
(個人情報保護管理責任者)
第5条 鳥栖・三養基地区消防事務組合管理者が保有する個人情報の保護に関する規則(平成22年規則第2号。以下「規則」という。)第2条第1項に規定する個人情報保護管理責任者(以下「管理責任者」という。)は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、情報システム管理者と連携して、規則第2条第3項に規定する職務を行うものとする。
(保護担当者)
第6条 管理責任者を補佐し、課・署(鳥栖・三養基地区消防事務組合消防本部組織に関する規則(昭和47年規則第2号)第2条及び鳥栖・三養基地区消防事務組合消防本部及び消防署の設置等に関する条例(昭和47年条例第5号)第3条に規定する課及び署をいう。以下同じ。)における保有個人情報の管理に関する事務を担当するため、保有個人情報を取り扱う課・署に、当該課・署の管理責任者が指定する保護担当者を置くものとする。
(監査責任者)
第7条 保有個人情報の管理の状況について監査するため、監査責任者を置くこととし、総務課長をもって充てる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
(教育研修)
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報の取り扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取り扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 管理責任者は、当該課・署の職員に対し、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
4 前3項の措置を講ずる場合には、保有個人情報の取り扱いに従事する派遣労働者についても、職員と同様の措置を講ずるものとする。
(職員の責務)
第10条 職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、管理責任者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第11条 管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲及び権限の内容を当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、管理責任者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、管理責任者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、管理責任者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバーに内蔵されているものを含む。以下同じ。)を定められた場所に保管し、必要があると認められるときは、金庫等へ保管し施錠を行わなければならない。
2 職員は保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合は、原則としてパスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第15条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第16条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体が不要となった場合には、管理責任者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体を廃棄するものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第17条 管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の利用及び保管等の取り扱いの状況について保有個人情報管理台帳(別記様式)に記録するものとする。
(情報システムにおけるアクセス制御)
第18条 管理責任者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下同条から第29条及び第31条から第34条までにおいて同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセスを制御するために必要な措置を講ずるものとする。
2 管理責任者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
3 前2項の規定は、鳥栖・三養基地区消防事務組合OA機器取扱いに関する規程(平成19年訓令第21号。以下「OA規程」という。)を準用する。
(情報システムにおけるアクセス記録)
第19条 管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、当該記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、定期又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 管理責任者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおけるアクセス状況の監視)
第20条 管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける管理者権限の設定)
第21条 管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける外部からの不正アクセスの防止)
第22条 管理責任者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第23条 管理責任者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第24条 職員は、保有個人情報を一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合は、必要最小限に行うものとし、処理終了後に不要となった情報は速やかに消去しなければならない。
2 管理責任者は、前項の保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(情報システムにおける暗号化)
第25条 管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切な暗号化を行うなど必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第26条 記録機能を有する機器・媒体の接続等についてはOA規程を準用する。
(情報システムにおける端末の限定)
第27条 管理責任者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定する等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける端末の盗難防止等)
第28条 管理責任者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、必要に応じて、端末の固定等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は管理責任者が必要であると認める場合を除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(情報システムにおける第三者の閲覧防止)
第29条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける入力情報の照合等)
第30条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおけるバックアップ)
第31条 管理責任者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第32条 管理責任者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の入退管理)
第33条 情報システム管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバー等を設置する室その他の区域(以下「情報システム室」という。)に立ち入る権限を有する者を定め、用件の確認、入退の記録を行うとともに、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。この場合において、保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の情報システム室の安全を管理するための措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第34条 総括保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室に制御機能、施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 総括保護管理者は、災害等に備え、情報システム室に必要な措置を講ずるとともに、サーバー等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
(保有個人情報の提供)
第35条 管理責任者は、規則第4条第1項の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を外部提供する場合には、法第70条の規定により、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第36条 保有個人情報の取り扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講ずるものとし、次に掲げる事項を明記した書面の提出を求め、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について確認ものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事案
(7) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取り扱状況を把握するための監査等に関する事項
2 保有個人情報の取り扱いに係る業務を外部に委託する場合の個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
3 保有個人情報の取り扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上確認するものとする。
5 保有個人情報の取り扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取り扱いに関する事項を明記する。
6 保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、提供先の利用目的、委託する業務内容及び保有個人情報の秘匿性等その内容に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(事案の報告及び再発防止措置)
第37条 保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した職員は、速やかに当該保有個人情報を管理する管理責任者に報告しなければならない。
2 管理責任者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。
3 管理責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を管理者に速やかに報告しなければならない。
5 管理責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第38条 漏えい等が生じた場合であって法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条各項で規定する事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第39条 法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。
2 公表を行う事案にあっては、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会へ情報提供を行うものとする。
(監査)
第40条 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告しなければならない。
(点検)
第41条 管理責任者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第42条 保有個人情報の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、管理責任者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(補則)
第43条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
